Genom att använda olika verktyg som Microsoft MyAnalytics, Slack eller Google Workspace kan en arbetsgivare skaffa sig bättre översikt och kontroll över sina anställda, även om dessa till en stor del arbetar hemifrån. Frågan är om detta verkligen är okej eller om det strider mot den personliga integriteten?
Det är långt ifrån en ny företeelse – och det är även en ganska lättbegriplig sådan. Din chef betalar din lön och vill också, i och med detta, veta vad han betalar för. Du har betalt för att utföra ett arbete och du har specifika arbetsuppgifter att göra under en dag.
Du har inte betalt för att scrolla igenom flödet på Facebook, googla recept eller kolla på klipp på söta kattungar på Youtube. Med detta i åtanke finns det således all anledning för arbetsgivare att skaffa bättre kontroll över vad de anställda lägger tiden på.
Men, det handlar också om personlig integritet och om gränser som hela tiden flyttas framåt. Vad är egentligen okej och var går gränsen för vad en arbetsgivare får göra. När blir kontrollen mer av en klassisk övervakning?
Stora fördelar med MyAnalytics
Den gamla tidens stämpelklocka är förlegad. För tjänstemän idag handlar arbetet om någonting fritt. Vi kan jobba när vi vill och varifrån vi vill. Det finns definitivt en större frihet, men med denna kommer också ett ansvar. Oavsett om vi arbetar hemifrån eller från en fast kontorsplats tillsammans med våra kollegor så handlar det om, just det: att utföra ett jobb. Din arbetsgivare har rätt att veta hur mycket tid du de facto lägger ner på att jobba under en dag. Det är inte mer än rätt.
De verktyg som finns tillgängliga för att mäta produktivitet är heller inte enbart en arbetsgivare till gagn. Faktum är att de effektiviserar arbetet för de anställda och att de även ger en möjlighet att organisera och planera dina egna arbetsdagar på ett bättre sätt.
Med exempelvis Microsoft MyAnalytics så kan du se exakt hur mycket tid du lägger på möten – och med vilka personer du har mest kontakt med – och du kan få statistik på allt från hur snabbt du svarar på mail vidare till hur många timmar du gör utanför den ordinarie arbetstiden.
Genom all denna data och statistik kan du kapa bort flaskhalsar under en arbetsvecka. Du får svart på vitt på hur dina arbetsdagar ser ut – och genom detta kan du också göra dem mer effektiva.
MyAnalytics effektiviserar arbetet och reducerar stress
Detta är också målet med MyAnalytics. Du kan effektivisera dina arbetsdagar och därigenom också reducera stress och ta bort en del av den press som många idag upplever. Med hjälp av AI – som används i MyAnalytics – så kan du ges värdefulla tips om hur exempelvis din mailhantering kan bli bättre eller hur du kan organisera möten för att skapa ett smidigare flöde genom arbetsdagen. Denna app som finns tillgänglig i Office 365 är även bra sett till att den slår larm om när du arbetar för mycket. Vilket faktiskt även det är ett problem i dagens samhälle.
Den förtroendearbetstid och den rörliga arbetsplatsen har gjort det svårt för många att göra avslut. – Bara ett mail till, jag ska bara skriva klart det här, jag ska bara avsluta det här mötet… Du kanske känner igen dig? Med hjälp av MyAnalytics ser du hur mycket du jobbar, på vilka tider och du kan i och med detta också få klara svar om att du har rätt att ta ledigt under vissa dagar.
Så används MyAnalytics i praktiken
Här nedan tittar vi lite närmare på hur MyAnalytics kan användas och vilka fördelar som kommer med detta digitala verktyg:
- Tidsöversikt: Med hjälp av tidsöversikten så kan man enkelt få svar på hur en anställd delar upp sin arbetstid.
- Nätverkssektionen: Vilken kollega arbetar du mest med – och vilka kollegor arbetar du lite mindre med? Nätverkssektionen ger klara svar och visar vilka du samarbetar mest – och bäst – med.
- Möten: Hur mycket tid lägger du på möten – och hur pass närvarande är du egentligen vid dessa? Här kan du se allt från timmar vidare till om du exempelvis multitaskar under vissa möten. Hur fokuserad är du?
- E-post: Hur mycket tid lägger du på att läsa – och skicka – mail?
- Fokustimmar: Med fokustimmar så menar Microsoft de timmar som sker utan att ett möte äger rum. Det är vid dessa du verkligen kan lägga tid på ett mer fokuserat arbete. Minst två timmar i följd utan ett möte räknas in under denna kategori.
- After Hours: Har du svårt att skilja arbete och fritid? När slutar arbetsdagen och när börjar vardagen? För många som arbetar hemifrån så flyter arbetet ihop med familjelivet och genom After Hours så ges man tydliga svar på hur många timmar man lägger på att arbeta – på den egentliga fritiden. En viktig funktion som hjälper dig att hitta en bättre balans och som tar bort de skuldkänslor som många känner.
Hur mycket kollar egentligen din chef?
Elefanten i rummet handlar givetvis om vad som är okej för en arbetsgivare att ta reda på. Att arbetsgivaren kan använda sig av digitala verktyg för att mäta prestationer är egentligen en självklarhet och rätt använt så kan dessa också skapa bättre, mer effektiva arbetsplatser. Många arbetare – och även arbetsgivare – har farhågor kring detta ämne, men i många fall handlar det om en överdriven oro.
Den ständiga övervakningen av E-post, möten, dokument och sammanställning av data hos den enskilde anställde kan förvisso vara något som strider mot den personliga integriteten. Men, det handlar också om all data som samlas in i MyAnalytics är av den kalibern att arbetaren själv kan samla in från sina egna applikationer. Det är ingen typ av agent som placeras ut av Microsoft i syfte att övervaka och spionera. Microsoft försäkrar också att varje användarens data är privat.
Viktigt är även att poängtera att Microsoft visat en stor lyhördhet i denna fråga. I den första versionen av MyAnalytics fick medarbetare poäng sett till det egna deltagandet i de inkluderade Office-programmen. Deltog man i många möten, mailade flitigt och skickade många delade dokument till sina kollegor så fick man också fler poäng – och blev betraktad som en mer produktiv anställd: något som i sin tur gav många fördelar att använda vid exempelvis löneförhandlingar. Detta system möttes – med all rätt – av kritik och Microsoft tog också till sig av denna. Numera så används inte detta poängsystem längre.
Använd inte din jobbdator för personliga saker
Ett tips är att man även gällande surfvanor gör skillnad på arbete och fritid. Du kanske inte ska maila dina kompisar från din jobbmail. Du kanske inte ska använda Word för att skriva mer personliga saker – som exempelvis ett nytt CV – och du kanske ska undvika att använda jobbtelefonen för att ringa till din familj.
Man kan säga att du ska utgå från att du är övervakad – även fast du, som mest troligt, inte är det. Gör tydliga skillnader mellan arbete och privatliv även sett till de enheter du använder när du surfar eller ringer.
Framtidens faror med program för övervakning
Ser man till framtiden finns det emellertid vissa farhågor. Att Microsoft MyAnalytics och Google Workspace är effektiva verktyg för att skapa bättre arbetsflöden råder det ingen tvekan om.
Men, det finns även andra verktyg som kan användas i syfte att kontrollera anställda. Många av dessa ligger definitivt i en gråzon över vad som är okej. Vilka applikationer öppnar du under en dag, vilka sidor besöker du och hur många raster tar du egentligen?
Det finns verktyg som exempelvis tar skärmdumpar i syfte att kontrollera närvaro framför datorn och som till och med kan se vilken typ av musik du lyssnar på när du arbetar.
Det som är oroande med detta är primärt två saker: 1) Användandet ökar. Sedan pandemin startade så har ökningen av dylika program ökat från 10- till 30% enligt en undersökning från USA. 2) Arbetsgivare vänjer sig och vill ha mer. Att arbetsgivare kan samla in data och använda i ett förbättrande syfte är en positiv sak. Men det handlar också om fingertoppskänsla. Gränserna kan hela tiden flyttas fram: man vill hela tiden ha ny data och med detta kan det också bli tal om rent påträngande övervakning av de anställda. Där måste arbetsgivare ta ett ansvar och dra tydliga linjer. Vad är okej och vad är inte okej att ta reda på om mina anställda?
