Kesälomat lähestyvät jo hurjaa vauhtia. On aika virittää sähköpostivastaajia, keltaisia tarralappuja ja muistutuksia palata asiaan syksymmällä. Yrityksen verkkosivut kannattaa huolehtia myös lomakuntoon ennen kesäniitylle sukeltamista.
Ilmoita kesäkauden poikkeukset
Kesälomakausi tarkoittaa yleensä yrityksille epätavallisia aukiolo- ja asiakaspalveluaikoja. Nämä poikkeukset pitää näkyä myös verkkosivuilla. Älä kuitenkaan ilmoita poikkeusaikoja pelkällä uutisella, sillä osa asiakkaista saapuu esimerkiksi yhteystietoihin suoraan Googlesta näkemättä uutispalstaasi. Kerro siis poikkeukset myös alasivuilla, toimipaikoissa ja yhteystiedoissa.
Joillain aloilla on totuttu siihen, että heinäkuussa ihmisiä tavoittaa huonosti. Jos yrityksesi on puolestaan hyvin tavoitettavissa lomakautenakin, kannattaa siitäkin kertoa.
Tarkista yhteystiedoista nämä:
- Ovatko aukioloajat ajan tasalla?
- Onko poikkeuksia asiakaspalvelun saatavuuteen?
- Seurataanko kaikkien lomakkeiden viestejä kesälläkin?
- Onhan poikkeuksista ilmoitettu myös yhteystietojen äärellä eikä vain erikseen uutisella?
Kannattaa jo heti lisätä itselleen muistutus syksylle poikkeusaikataulujen siivoamiseen, kun lomakausi on ohi.
Suunnittele kesän julkaisut etukäteen
Kesän julkaisuaikataulu ja -tarve kannattaa suunnitella jo nyt. Tarpeellisuus riippuu tietysti siitä, sattuuko myymään jäätelöä vai ERP-järjestelmiä. Jos asiakkaasi ovat itsekin lomalla, kesällä ei kannata julkaista esimerkiksi valtavaa määrää blogikirjoituksia. Voi siis hyvin todeta myös, että kesällä ei tarvitse julkaista mitään.
Kesä on joka tapauksessa loistavaa aikaa nykyisen sisällön tarkistukseen, täydentämiseen ja uudelleenorganisointiin. Jos sivustolta löytyy esimerkiksi vanhentuneita tuotekuvauksia tai puutteellisia tietosivuja, kannattaa nämä etsiä ja täydentää. Näistä muutoksista ei tarvitse välttämättä viestiä somessa, joten ei haittaa, että lukijat näkevät ne vasta joskus myöhemmin.
Mieti nämä asiat sisällöstä:
- Mitä uutta sisältöä julkaistaan lomakautena?
- Milloin sisältöä julkaistaan?
- Ehditäänkö nykyistä sisältöä parantaa?
Sovi kuka hallinnoi verkkosivuja kesällä
Verkkosivujen sisältömuutoksiin ja julkaisuihin tarvitaan vastuuhenkilö, joka hoitaa nämä tehtävät, kun lomailet. Vaikka sivustolle ei ole tiedossa heti uutta julkaistavaa, kannattaa vastuuhenkilö sopia joka tapauksessa, koska yllätyksiä ja kiireellisiä muutoksia voi tulla. Jos vastuullista ei ole valittu, soi oma puhelimesi helposti.
Ohjeista vastuuhenkilölle muutosten tekeminen sivustolle. Jos sivustolle on luotu käyttöohje, etsi se liitteeksi. Jos ohjetta ei löydy, kannattaa listata vaihe vaiheelta esimerkiksi uuden uutisen julkaisu.
Järjestä nämä asiat vastuista:
- Kuka on vastuussa julkaisuista ja sisältömuutoksista lomalla?
- Mitä sisältöjä vastuuhenkilö saa julkaista itsenäisesti?
- Tarvitaanko muutoksiin käyttöohjetta?
- Keneltä kannattaa pyytää apua sisällönhallintaan?
Selvitä teknisen ylläpitäjän yhteystiedot
Verkkosivusto tarvitsee teknistä ylläpitoa toimiakseen luotettavasti ja tietoturvallisesti. Lisäosat, alustat ja palvelinohjelmistot kaipaavat päivityksiä. Sisältö kaipaa säännöllistä varmuuskopiointia. Hyökkäyksiä, haittakoodia ja palvelinten kaatumisia pitää monitoroida jatkuvasti.
Kun kaikki sujuu hyvin, tekninen ylläpitäjä on usein näkymätön. Jos kesän aikana tulee kuitenkin ongelmia esimerkiksi integraatioon tai löytyy jokin piinaava bugi, täytyy ylläpitäjään olla yhteydessä. Silloin yhteystiedot kannattaa olla lähellä.
Selvitä teknisestä ylläpitäjästä:
- Kuka hoitaa sivuston teknisen ylläpidon?
- Mihin voi olla yhteydessä ongelma- ja hätätapauksissa?
- Mistä voi tilata pieniä muutoksia ja jatkokehitystä?
- Lomaileeko tekninen ylläpitäjä?
Generaxionin asiakkaat saavat parhaiten yhteyden ylläpito- ja jatkokehitysasioissa laittamalla viestiä Service Deskillemme osoitteeseen servicedesk@generaxion.fi. Myös läpi kesän.
Lomaile rauhassa
Sivusto kannattaa saattaa kesäkuntoon, jotta sen sisältö pysyy tuoreena, sisällöntuotanto ei tyssää kesäksi ja voit lomailla ilman häiriöitä. Eikä tämä kesäkunto vaadi kuukausien treeniä ja dieettiä – pari-kolme tuntia pitäisi riittää. Jos kellosta loppuu aika kesken, voi aina tavoitella kesäkuntoon vuodelle 2022.
Nauti kesästä järvessä, älä sähköpostissa!
Niin kesähelteillä, usvaisina aamuina kuin ukkosmyrskyissä Generaxion Service Desk valvoo ylläpitämiemme sivustojen toimintaa. Lomaile huoletta.
