Olemme päässeet seuraamaan asiakkaidemme kasvua vuosien mittaisessa yhteistyössä. Kasvua tavoitellaan, mutta sen mukanaan tuomat haasteet saattavat toisinaan yllättää. Tässä havaintojamme yleisimmistä kasvuun liittyvistä kipukohdista yrityksen verkkopalveluissa.
Yrityksen kasvu tuo uusia tarpeita sivustolle, jolloin entiset ratkaisut alkavat hiertää. Muutos ei välttämättä vaadi verkkosivuston uusimista kokonaan tai kaipaa valtavia remontteja nykyiseen sivustoon. Tässä kirjoituksessa esitellyt haasteet onkin yleensä ratkaistavissa nykyisen palvelun jatkuvalla kehittämisellä.
Käsin hallinnasta automaatioon
Pienissä yrityksissä on mahdollista hallita kaikki verkkosivuston sisältö käsin. Toimipaikkojen yhteystiedot ja aukioloajat, yhteyshenkilöt, tuotekatalogi ja työpaikkailmoitukset voidaan kaikki näpytellä suoraan sivuston hallinnasta – kunnes niitä on niin paljon, että se muuttuu taakaksi. Yhteystietoja jää päivittämättä, poikkeusaikataulut unohtuvat ilmoittaa ja vanhentuneet työpaikkailmoitukset jäävät näkyville.
Ratkaisu löytyy yleensä kasvaneen yrityksen laajemmista tietojärjestelmistä. Kun yritys ottaa käyttöön esimerkiksi henkilöstöön tai tuotetietoihin liittyviä järjestelmiä, on näistä usein mahdollista hakea tietoa rajapintojen kautta. Sivustolle voidaan siis rakentaa esimerkiksi vartin välein päivittyvä henkilölistaus, joka korvaa aiemman käsin ylläpidetyt tiedot.
Usein automatisoitavia sisältöjä ja toimintoja yrityksen kasvaessa:
- Rekrytointi: Työpaikkalistaus haetaan rajapinnalla ja klikkaamalla siirtyy rekryjärjestelmän hakemussivulle.
- Tuotteet: Tuotteiden tiedot, tuoteryhmät ja varastosaldot hallitaan keskitetysti omassa järjestelmässä.
- Lomakkeet: Lähetetään sähköpostiosoitteen sijaan lomakkeet CRM-järjestelmään tai tukikanavaan.
- Tapahtumat: Listaus tapahtumista näytetään rajapinnan kautta, mutta ilmoittautuminen siirtyy eri järjestelmään.
- Yhteystiedot: Asiantuntijoiden tiedot haetaan ajastetusti ja näistä muodostetaan henkilöhaku.
Ilman automaatiota uusien järjestelmien käyttöönotto luo helposti tuplatyötä kun esimerkiksi samoja yhteystietoja pitää päivittää moneen paikkaan. Integraatio sivustolle ratkaisee tämänkin ongelman.
Uusia ihmisiä sivuston hallintaan
Kasvavissa yrityksissä verkkosivuston sisältöä tuottaa yleensä yhä suurempi joukko kirjoittajia. Vaikka alustana esimerkiksi WordPress on nopea oppia ja toimintalogiikka on suurin piirtein samansuuntainen useimmilla WordPress-sivustoilla, tarvitsevat uudet kirjoittajat perehdytystä. Opastusta tarvitaan karkeasti jaettuna sisällönhallintajärjestelmän käyttöön sekä sivuston konseptiin.
Perehdytys sisällönhallintajärjestelmään:
- Minkälaisia sisältötyyppejä ja hallintanäkymiä löytyy?
- Miten sisältöä julkaistaan, muokataan ja poistetaan?
- Millaisia rakennuspalikoita on käytössä sisältöön ja asetteluun?
- Mitä eri käyttäjät voivat tehdä ja mitä ei voi tehdä itse?
Sivuston toteutusvaiheessa pidetään käyttökoulutus, joka voi olla tarpeen uusia jos sisällöntuottajia vaihtuu tai mukaan tulee paljon uusia ihmisiä. Koulutustilaisuuksien lisäksi tuotamme sähköisen käyttöohjeen, jonka voi jakaa uusille käyttäjille, mikä usein riittää alkuun pääsemiseen.
Perehdytys sivuston konseptiin:
- Millaista sisältöä julkaistaan ja kuinka usein?
- Mitkä ovat tärkeimmät aiheet ja avainsanat?
- Miten sisältö organisoidaan sivustolla?
- Mitä asioista nostetaan etusivulle ja laskeutumissivuille?
Jos aikaisemmin on tehty konseptointityö sivuston pohjalle, löytyy konseptin materiaaleista yleensä esimerkiksi avainsana-analyysi, kohderyhmät ja ostopolku. Nämä kannattaa aina jakaa kaikille sisällöntuottajille.
Yritysfuusiot johtavat sivustojen fuusioon
Yritykset kasvavat usein yritysostojen kautta. Kahden yrityksen yhdistyminen tarkoittaa yleensä kahden verkkosivuston yhdistämistä samaan sivustoon. Käytännössä silloin siirretään tärkeimmät sisällöt yhdestä sivustosta toiseen ja tehdään uudelleenohjaus vanhoista osoitteista sekä verkkotunnuksesta. Lopputuloksena on yksi sivusto yhdessä osoitteessa.
Kahden sivuston yhdistäminen on kriittinen paikka hakukonenäkyvyydelle. Huonosti toteutettuna sivuston näkyvyys voi pudota merkittävästi tärkeillä avainsanoilla, mitä pitää jälkikäteen paikata lisäämällä maksettua mainontaa ja optimoimalla sisältöjä. Parhaassa tapauksessa hakukonenäkyvyys taas parantuu ja sivusto saa lisää liikennettä entistä kattavamman sisällön ansiosta.
Sivustojen yhdistäminen oikein vaatii niin teknistä osaamista, sisällön ymmärtämistä kuin hakukoneoptimointia eli laajaa näkemystä mitä ollaan tekemässä ja miksi. Fuusio kannattaa suunnitella huolellisesti yhdessä.
Kun valikko käy ahtaaksi
Varsinkin kasvavilla yrityksillä verkkosivuston sisällön määrä kasvaa jatkuvasti. Sivuston rakennusvaiheessa suunniteltu sivukartta ei enää riitä ja tarvitaan uusia päätasoja, alatasoja ja toimintakehotteita. Selvimmin tämä näkyy tavallisesti sivuston valikossa, jonne ei järkevästi mahdu yhtään enempää osioita.
Valikon tilaongelmaa voidaan ratkaista suunnittelemalla valikon ulkoasu ja rakenne uudelleen. Laajoja valikoita voidaan esittää luontevasti megamenulla eli leveällä pudotusvalikolla, jossa alakohdat on jaettu esimerkiksi sarakkeilla ja väliotsikoilla. Toisaalta valikko voidaan jakaa kahdeksi erilliseksi valikoksi, jotka on visuaalisesti korostettu pää- ja apuvalikoksi.
Toinen lähestymistapa valikko-ongelmaan on arvioida sivuston konseptia uudelleen. Valikkojen laajentaminen saa niihin mahtumaan enemmän linkkejä, mutta voi olla tarpeen miettiä uudelleen mitä polkua pitkin asiakkaita halutaan johdattaa ja kuinka helposti löydettävissä sisällöt ovat. Ahdas valikko voi siis viestiä tarpeesta päivittää konsepti.
Sivusto alkaa hidastelemaan
Kasvaneeseen sivustoon kohdistuu entistä enemmän liikennettä ja sivuston palvelinympäristöltä tarvitaan lisää resursseja. Kaikki palvelinympäristöt eivät mukaudu kasvavaan tarpeeseen vaan sivusto alkaa hidastumaan ja siinä esiintyy toimintahäiriöitä. Hidas sivusto sekä turhauttaa kävijöitä että laskee sivuston hakukonenäkyvyyttä.
Suosittelemme sivuston taustalle ympäristöä, joka pystyy skaalautumaan lisääntyneen liikenteen mukaan. Sivuston palvelimen tulee olla suunniteltu juuri käytetyn teknologian tarpeisiin, jotta sivusto toimii mahdollisimman nopeasti ja luotettavasti. Pelkkä parempaan ympäristöön vaihto korjaa usein suureksi osaksi sivustoa piinaavan hidastelun.
Hitauden taustalla voi olla myös teknisiä ratkaisuja, jotka muodostuvat pullonkaulaksi suurella määrällä kävijöitä tai laajalla sisällöllä. Näiden pullonkaulojen löytämiseen ja korjaamiseen tarvitaan sivuston optimointia, joka vähentää palvelimen työkuormaa sekä ladattavien tiedostojen kokoa. Optimoinnin tarve ja ongelmalliset näkymät löytyvät analytiikalla ja seurannalla.
Irtotöistä asiakkuuden hallintaan
Yrityksen kasvu tuo verkkosivuille haasteita, joita ei voi ratkaista yhdellä työkalulla. Tarvitaan laaja ymmärrys niin verkkopalvelun toteutuksesta, sisällöstä, hakukoneista, konseptoinnista, suunnittelusta, analytiikasta kuin liiketoiminnan tavoitteista. Paras tulos syntyy kun kumppanilta löytyy näistä kaikki.
Verkkosivuston kehitys on pitkäjänteistä toimintaa, koska sivuston täytyy kehittyä yrityksen tarpeiden tahdissa. Kaikkia tarpeita ei myöskään voi tietää vielä sivustoa rakentaessa vaan paraskin sivusto on aina kesken. Kasvavan yrityksen sivusto ei ole irrallinen projekti vaan jatkuva kumppanuus.
